Aprende a Gestionar el Correo Electrónico

Evita el desgaste de tu tiempo. Todos hemos recibido alguna vez instrucciones para responder a los mensajes de correo electrónico de forma rápida. Pero debes asegurarte de no invertir todo su tiempo en esta tarea.

‘Emeilear’ NO es tu Trabajo.

Saber gestionar tu correo electrónico profesional consumiendo el menor tiempo posible de trabajo y sin perder la eficacia de seguimiento de los mismos y de sus contactos. El correo ha de ser una ayuda, en lugar de quitarnos tiempo, concentración, energía, atención es importante. Aquí te dejo algunas normas que deberíamos aplicar todos en la gestión del correo electrónico:

Todas las herramientas (Outlook, Lotus, Gmail, etc.) hoy en día tiene configuraciones sencillas y otras más avanzadas para poder organizar la entrada y archivado de tu correo casi de manera automática. Aprende a gestionar la tuya. Conocer tu herramienta de correo electrónico mejora tu organización. Aprende a cambiar tus hábitos.
Créate carpetas: Acción (tienes que hacer), Espera (te deben algo), Archivo (para pasar al historial), etc.

Fíjate en el tiempo que llegamos a emplear en la gestión de los emails:

Buenas Prácticas del Email.

Conocer tu herramienta mejora tu organización. Aprende a configurarla para organizar la entrada, importancia y archivado de tus correos de manera rápida y eficaz.
Créate carpetas: Acción (tienes que hacer), Espera (te deben algo), Archivo (para pasar al historial), etc.
Crea reglas, clasifica por colores, asigna banderas, etc.
Poner siempre tu nombre como remitente visible e identificable
Poner el nombre del destinatario
No olvidar poner el Asunto de manera clara, específica y que permita búsquedas concretas. Y si se diferencia, mejor. No poner referencias genéricas: Varios, urgente, temas pendientes, para tu información, Comunicación, etc.
No usar mayúsculas que pueden ser interpretadas como gritos
Ir al grano en el contenido
Asegúrate de que se los estás enviando a las personas indicadas y que necesitan de la información. Si hay que responder a un email enviado a mucha gente, únicamente se debe responder al que lo ha enviado. Si eres tú el que lo envías, puedes recalcar con mensajes: no hace falta responder, ‘Para ahorrar tiempo contestarme sólo a mí y no a todos’
Revisa la ortografía y la gramática
Confirmar siempre la recepción
No dar nada por sentado. Si es un tema urgen. LLAMA. Escribe si hace falta después
Si estás recibiendo tú el mensaje, evita los juicios precipitados sobre su contenido.
Planifica ‘tramos’ dentro de tu jornada para la revisión del correo. No interrumpas tus tareas para comprobar tu buzón de entrada. Ningún correo va a desaparecer de allí aunque no lo revises cada 2 minutos.
No tienes por qué sentirte tentado a contestar los correos nada más recibirlos.